Sihteerin vuodatus

Kulunut viikko piti sisällään perinteisen sihteerin viikkosyklin. Emme ole vielä saaneet lyötyä lukkoon jokaviikkoiselle kokouksellemme vakioaikaa, joten suurimmalle osalle sopivaa aikaa oli haastava löytää. Torstaina puolet hallituksesta lähtisi Norjaan, joten kokoonnuimme ennen sitä tiistaina.

Viikottainen syklini menee jotakuinkin näin:

1. Ennen kokousta kokoan esityslistan Heikin (puheenjohtajan) kanssa ja monistan niitä kokoukseen saapuville tyypeille. Kokoan myös muita kokouksessa tarvittavia papereita, kuten tehtävälistan, nimilistan ja edellisen pöytäkirjan.
2. Kokouksessa tehtäväni on koostaa käsitellyistä asioista pöytäkirja. Yritän saada oleellisimmat kokouksen asiat paperille. Välillä tämä rajoittaa omaa osallistumistani keskusteluun.
3. Kokouksen jälkeen kirjoitan puhtaaksi pöytäkirjan, jonka hyväksymme seuraavassa kokouksessa. Lähetän usein samana päivänä kiltakunnan ja killan toimijoiden sähköpostilistalle tämän pöytäkirjan, jotta ihmiset tietäisivät, missä mennään. Lisäksi kokoan jokaisesta kokouksesta tehtävälistan, josta seurataan erilaisten tehtävien edistymistä. Uusin asia on viikottainen "Työn alla killassa" -lista, jota julkaisemme nettisivuilla. Tarkoituksena on kertoa kiltalaisille konkreettisten asioiden muodossa, mitä killan hallitus ja toimihenkilöt oikeastaan tekevät. Myös tämä blogi ajaa samaa asiaa.

Aikaa em. koosteiden kirjoittamiseen meni parisen tuntia. Viime keskiviikkona tein ne kaikki illalla kiltahuoneella, kun Norjan matkalle lähtijät olivat jo lähtökuopissaan. Usein olen huomannut olevani kiltahuoneella yömyöhään. Tätä hommaa kun saisi tehdä täysipäiväisesti...

Pöytäkirjan laatijalla on iso vastuu käsissään. Hän muodostaa monien päätösten tarkan sanamuodon. Joskus mielipiteitä asioista on yhtä monta kuin on läsnä ihmisiä.

Kiltamme kokouskäytäntö poikkeaa monesta muusta yhdistyksestä: meillä myös toimihenkilöt osallistuvat, kun esimerkiksi muissa killoissa yleensä hallitus kokoontuu yksinään. Meillä saattaa aikaa kulua hieman enemmän, mutta toisaalta saadaan monia mielipiteitä asioihin. Tieto kulkee paremmin kaikille toimijoille, kun kaikki ovat läsnä kokouksessa eikä hallituksen jäsenten tarvitse kokouksen jälkeen briiffata omaa sektoriaan kokouksen asioista. Lisäksi vältymme hallitus-toimihenkilöt erottelulta, mikä omalta osaltaan vaikuttaa (loistavaan) ryhmähenkeemme.

Syksy on lähtenyt käyntiin vauhdikkaasti, ja omaa aikaa ei ole kauheasti ollut. Mutta mikäs siinä, kun ei ainakaan pitkästy. Lujarin labralla tekemäni duuni velottaa vähän syyslukukauden noppamäärää, joka on toistaiseksi 19. Jos nyt aikaa sattuisi jäämään, käytän sen AYYE-kuvioihin tai urheiluun. Kivaa!